Sistemas Colaborativos

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Sistemas Colaborativos são ferramentas de software utilizadas em redes de computadores para facilitar a execução de trabalhos em grupos. Essas ferramentas devem ser especializadas o bastante, a fim de oferecer aos seus usuários formas de interação, facilitando o controle, a coordenação, a colaboração e a comunicação entre as partes envolvidas que compõe o grupo, tanto no mesmo local, como em locais geograficamente diferentes e que as formas de interação aconteçam tanto ao mesmo tempo ou em tempos diferentes. Percebe-se com isso que o objetivo dos Sistemas Colaborativos é diminuir as barreiras impostas pelo espaço físico e o tempo (CAMARGO, KHOURI, GIAROLA, 2005).

Para se alcançar um ambiente colaborativo, é necessário colaborar(abusando da redundância), que  é o simples fato de membros que compartilham determinadas informações possam cooperar entre si com o intuito de produzir ou manipular informações. O processo de colaboração inicia-se em uma comunicação, onde a partir disso passa a ocorrer negociações com o propósito de concluir um determinado “trabalho”. Todas tarefas são gerenciadas por uma “coordenação” que fica responsável pela gestão das tarefas, garantindo que todas sejam cumpridas de forma correta e alcançando os objetivos especificados. Todas as tarefas são compartilhadas entre os membros e estes passam a comunicar, negociar e tomar decisões referentes as tarefas impostas. Para que se tenha uma colaboração é preciso no mínimo dois membros, onde estes passam a colaborar entre si para realizar uma determinada tarefa. O papel da Coordenação é fazer com que as tarefas designadas aos membros sejam executadas de forma eficiente e objetiva.

A coordenação é um fator de extrema importância nos sistemas cooperativos, uma vez que sem ela é impossível realizar uma gestão de qualquer tarefa e, como estas tarefas devem ser realizadas, garantindo que os membros não irão realizar tarefas iguais e, que, estes irão realizar as tarefas de forma correta.

Os membros envolvidos na coordenação devem ter um espírito de liderança e carisma. Estes devem estar conscientes que ficarão responsáveis pelos outros membros e, que o sucesso ou insucesso das tarefas é de sua responsabilidade. A coordenação surge a partir dos compromissos originados das comunicações realizadas entre os membros.

Sistemas de Informação desempenham papéis fundamentais em qualquer tipo de organização. Dentre esses papéis, podemos destacar o suporte aos processos e operações,apoio à tomada de decisão por funcionários e gerentes de todos os níveis hierárquicos e suporte às estratégias competitivas da empresa. Em quaisquer desses papéis podemos encontrar a necessidade de fazer com que as pessoas trabalhem em equipe. Os Sistemas de Informação com foco específico no trabalho em equipe dentro das organizações são denominados Sistemas Cooperativos ou Colaborativos.

Diversos autores situam os Sistemas Cooperativos como um tipo específico de Sistema de Informação, dentre os sistemas voltados para o apoio às operações (O’Brien, 2002). Por outro lado, o crescente uso de redes de computadores, tais como a Internet e as redes locais, tem contribuído para que os conceitos envolvidos nos Sistemas Cooperativos possam ser utilizados também dentro dos outros tipos de sistemas.

Os sistemas colaborativos permitem a comunicação de ideias, compartilhamento de recursos e coordenação dos esforços de trabalho. Sua meta é permitir o trabalho em conjunto de maneira mais fácil e eficaz, ajudando a: comunicar, coordenar e colaborar. Um bom exemplo desse tipo de sistema seriam as redes sociais.

De acordo com o site Usability First (http://www.usabilityfirst.com/groupware), as ferramentas de colaboração (sistemas colaborativos) são classificadas de acordo com o lugar das interações (presenciais ou à distância) e o tempo (síncronas ou assíncronas).

Ferramentas síncronas são aquelas que requerem tempo de resposta imediato, conforme a Figura abaixo. Por exemplo, mensagens instantâneas (ICQ, Messenger), conferências e videoconferências.


 -Ferramentas Síncronas
– Fonte: CAMARGO, 2004, p. 8

Já as ferramentas assíncronas não necessitam de um tempo de resposta curto ou imediato, como mostra a Figura abaixo. Os e-mails e os fóruns de discussão são ótimos exemplos de ferramentas assíncronas. Ferramentas de fluxo de trabalho (Workflow) e calendários (Groupware) também são consideradas ferramentas assíncronas.


– Ferramentas Assíncronas
– Fonte: CAMARGO, 2004, p. 8

A Tabela a seguir mostra a tradução do esquema mostrado no site Usability First (http://www.usabilityfirst.com/groupware) que classifica e exemplifica as formas de interação dos Sistemas Colaborativos.

Classificação das formas de interação dos Sistemas Colaborativos

Ao mesmo Tempo“Síncrono”

Em tempo diferente“Assíncrono”

Mesmo
lugar (colaboração local)
  • Pessoas votando num auditório
  • Computadores compartilhados

Lugar
diferente (colaboração à distância)
  • Conferências de áudio
  • Mensagens instantâneas
  • videoconferência
  • E-mail
  • workflow

 Formas de interação dos Sistemas Colaborativos

Segundo Camargo (2004), todas as finalidades descritas acima, são enquadradas em formas de itens ou componentes que compõem um Sistema Colaborativo. Portanto, um Sistema Colaborativo deve ser composto basicamente pelos seguintes componentes: Agenda,Repositório de Documentos, Áudio e Vídeo Conferência, Reuniões Virtuais, Suporte à Decisão, Fóruns de Discussão, Bate papo, Correio Eletrônico, Co-autoria de Documentos,Fluxo de trabalho (Workflow) e Geradores de Formulários. É importante frisar que um Sistema Colaborativo pode ser formado por todos esses itens ou por partes deles, a escolha destes dependerá da necessidade da organização.

Vantagens do Uso de Sistemas Colaborativos

Turban, McLean e Wetherbe (2004) mencionam entre as principais vantagens dos sistemas colaborativos :

  • Os grupos entendem melhor os problemas do que um único indivíduo.
  • As pessoas se tornam responsáveis pelas decisões que participam.
  • Os grupos descobrem erros mais facilmente do que um indivíduo isolado.
  • e do trabalho de grupo seja maior que a soma da produção de diversos indivíduos
  • O trabalho em grupo pode estimular os participantes e o processo
  • Os membros do grupo têm seus egos embutidos nas decisões que tomam, de forma que estarão comprometidos com sua implantação.

Desvantagens e Dificuldades do Uso de Sistemas Colaborativos

Apesar dos benefícios do trabalho colaborativo, o processo pode ser frequentemente dificultado por algumas disfunções na implantação e desenvolvimento deste tipo de sistema. Turban, McLean e Wetherbe (2004) mencionam entre as principais desvantagens :

  • Pressões sociais para se adaptar (pensar em grupo) podem eliminar idéias brilhantes;
  • O processo de grupo requer mais tempo, é lento e mais oneroso
  • O trabalho em grupo pode carecer de coordenação adequada
  • Alguns membros do grupo poderão dominá-lo
  • Alguns membros do grupo poderão usar os outros para que façam a maior parte do seu trabalho
  • O grupo poderá optar por soluções de baixa qualidade
  • O grupo poderá não conseguir concluir uma tarefa
  • Pode-se gastar muito tempo com ações improdutivas tais como bate-papos, aprontando-se para uma reunião, esperando pelos outros ou repetindo coisas que já haviam sido ditas anteriormente
  • Alguns dos participantes podem ter medo de emitir opinião

Para minimizar estas dificuldades, diversas abordagens já foram propostas em oposição à abordagem clássica. Dois métodos são a técnica nominal do grupo (NGT) e o método Delphi.

Referências

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